Une entreprise est légalement tenue de respecter certaines exigences et procédures afin d’éviter les inconvénients, les obstacles et les incohérences qui pourraient conduire l’organisation à un litige ou à une non-conformité susceptible de mettre en péril l’ensemble de l’opération. Pour que cette éventualité ne se profile pas à l’horizon, le processus d’audit, qu’il soit externe ou interne, est l’une des activités qui peut garantir une conformité totale et faire en sorte que votre entreprise reste productive pendant longtemps.
Qu’est-ce qu’un processus d’audit ?
Le processus d’audit, en théorie et en pratique, est une activité administrative qui consiste à examiner les documents et les tâches effectuées au sein du système de production de l’organisation afin de vérifier le respect des règlementations et des procédures internes dans le cadre de ses activités quotidiennes. Dans la plupart des cas, les petites et moyennes entreprises ne disposent pas d’un document d’instructions essentiel au processus d’audit.
À cet égard, l’auditeur doit appliquer certaines techniques, telles que :
- des entretiens avec les responsables des différents services,
- l’observation directe des activités et des processus d’exécution
- enfin, l’examen de tous les documents disponibles pour s’assurer du respect des systèmes de qualité, de la législation gouvernementale et fiscale, ainsi que des normes de sécurité internes.
Il existe des normes internationales pour les processus d’audit, par exemple la norme ISO 19011, une ligne directrice pour les systèmes de gestion de la qualité, qui est approuvée par les principales organisations commerciales du monde. Nous allons essayer de répondre à la question : « Comment faire un audit ? » dans le paragraphe suivant. Mais si vous avez besoin de plus de détail, adressez-vous aux organismes spécialisés comme Cebios. Ce dernier édite un guide afin de permettre au public de découvrir les différentes étapes d’un audit. Il présente également les différents types d’audit qui existent ainsi que les méthodologies à utiliser pour la réalisation de ces contrôles.
Phases du processus d’audit
Dans la dernière version de la norme ISO 19011 révisée en 2018, il y a les 6 étapes fondamentales pour exécuter correctement le processus d’audit dans tout type d’entreprise, et ci-dessous nous allons vous les présenter de la manière la plus claire possible.
Réunion initiale
Il s’agit d’une étape obligatoire et, au-delà, essentielle pour un audit. Les représentants ou les directeurs de l’organisation auditée doivent être présents lors de cette réunion, à un moment qui convient le mieux à toutes les parties, ainsi que les employés de l’entreprise qui sont chargés des processus à auditer. L’importance de cette réunion réside dans le fait qu’elle fournit aux parties impliquées dans le processus un guide initial, mais succinct pour les activités suivantes. Afin d’éviter la plupart des malentendus ou des conflits qui peuvent survenir lors de cette activité.
Ouvrir les canaux de communication
La deuxième étape consiste à établir clairement que les personnes auditées peuvent à tout moment faire part de leurs préoccupations et de leurs doutes à l’équipe responsable, afin d’éliminer toute question ou confusion au cours du processus. Les auditeurs doivent également informer l’équipe de l’entreprise ou les personnes impliquées dans la réunion initiale de l’avancement de l’activité et les tenir au courant des progrès et des résultats afin de garantir la transparence à tout moment.
Définir les responsabilités de l’équipe d’audit
Qu’il s’agisse d’une seule personne ou d’une équipe d’auditeurs, c’est essentiel de déterminer le rôle de chacun au cours du processus d’audit afin de faciliter l’ensemble du processus d’audit. Dans le cadre de cette activité, il y a les observateurs dont la tâche consiste à enregistrer visuellement les activités et les processus dans le cadre de la productivité courante de l’entreprise et, de cette manière, à déterminer les éventuelles mauvaises pratiques ou la non-conformité aux règlementations.
Par ailleurs, vous avez les guides dont la mission est de présenter des éclaircissements beaucoup plus techniques aux audités à propose du processus lui-même. En d’autres termes, il s’agit d’experts en la matière qui interviennent dans les activités quotidiennes de l’organisation et ajustent les pratiques pour garantir la pleine légalité et la qualité des processus.
Collecte et vérification des informations
Selon les normes internationales, seules les informations vérifiables sont valables comme preuves dans un processus d’audit. Dans ce cadre, l’enregistrement de chaque constatation sous la forme d’un échantillon et le fait d’’établir s’il correspond aux normes afin d’être gardé comme preuve constituent des étapes obligatoires. Parmi les méthodes les plus traditionnelles, on peut citer les entretiens et l’observation des tâches quotidiennes, ainsi que l’examen des documents de gestion interne.
Générer des non-conformités
L’étape suivante consiste à déterminer quel processus ou document n’est pas conforme aux normes ou à la législation en vigueur. Les processus forts ou positifs peuvent également être pris en compte à ce stade, avant de tirer des résolutions.
Bilans finaux de l’audit
Une fois encore, une réunion avec les guides d’audit et les observateurs du processus d’audit doit être organisée pour partager les résultats de l’audit. Les constatations et les informations pertinentes recueillies au cours de l’observation, de l’examen et de la vérification y sont présentées. Il s’agit de discuter et d’approuver les bilans dans un document qui sera transmis aux parties concernées ou aux audités dans le cadre du processus de préparation et de distribution qui constitue la dernière étape.
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