Saviez-vous que les signatures électroniques peuvent complètement changer la réalité de votre entreprise ? Et bien, c’est vrai ! En effet, les utilisations de la signature électronique vont au-delà des utilisations traditionnelles, telles que l’achèvement de contrats et l’acceptation d’accords commerciaux. Si ce sujet vous intéresse, nous vous invitons à poursuivre la lecture de notre billet avec attention, car nous parlerons en détail de l’importance des signatures électroniques et d’usages très peu connus, mais qui font une grande différence.
Importance de la signature électronique
Créée dans le but d’alléger les formalités et les procédures organisationnelles et/ou personnelles, la signature électronique est également devenue une pratique récurrente en raison de son équivalence juridique. En d’autres termes, en signant électroniquement un document à l’aide d’un logiciel de première génération et de qualité, vous assurez la validité juridique de nombreuses procédures qui, par le passé, ne pouvaient être consolidées que par la ratification en personne et la signature manuscrite des parties concernées.
Ce type de plateforme est un système simple et efficace qui permet aux entreprises d’accélérer la signature des contrats, des bons de commande, l’autorisation des budgets, parmi d’autres processus longs, fastidieux et inefficaces, soit en raison de l’utilisation excessive de papier, soit en raison du temps nécessaire à la gestion de la signature.
La signature électronique offre donc une série d’avantages tels que :
- Gain de temps et souplesse dans les procédures : grâce à cet outil, il n’est plus nécessaire de fixer des rendez-vous avec des fournisseurs, des clients ou d’autres parties prenantes dans le seul but de recueillir une signature.
- Élimination de la paperasserie: en renonçant à l’impression de documents, l’entreprise peut économiser du matériel de bureau, comme des feuilles de papier. Et n’oubliez pas : le public est de plus en plus conscient de la responsabilité environnementale des entreprises. Par conséquent, l’élimination de la paperasserie, ainsi que la réduction des coûts administratifs et de stockage, peuvent avoir un impact positif sur l’opinion publique, augmentant ainsi la probabilité d’attirer et de conserver de plus en plus de clients.
- Une mobilité accrue: cette ressource permet de signer des documents où que se trouve l’utilisateur, quel que soit le fuseau horaire, et ne nécessite qu’une bonne connexion Internet.
- Optimisation de la sécurité: comme il n’est pas possible de modifier un document après l’avoir signé, l’intégrité des pièces est garantie, ainsi que la confidentialité des signataires.
Pour profiter de tous ces avantages, c’est important de disposer de la meilleure solution de signature électronique, à savoir Docoon. En effet, c’est une solution très sécurisée avec un archivage certifié par l’ANSSI ainsi que des certificats eiDAS qualifiés. Par ailleurs, elle permet d’accélérer le processus de signature des documents puisqu’il faut moins de 2 heures pour signer 42 % des documents envoyés. Enfin, elle vous permet d’accroitre votre productivité dans la mesure où toutes vos données sont concentrées dans une interface unique. Pour découvrir toutes les fonctionnalités du logiciel ou recueillir des informations détaillées, contactez Docoon à l’adresse 81, rue Reaumur 75002 Paris.
Des usages de la signature électronique peu connus
Après avoir présenté un aperçu des aspects essentiels de l’outil, intéressons-nous aux utilisations moins connues de la signature électronique :
1. La signature de courriers électroniques
L’utilisation de signatures électroniques pour sécuriser l’identité des expéditeurs de courriers électroniques augmente la fiabilité de l’entreprise vis-à-vis des destinataires.
2. Les factures électroniques
La signature électronique est l’un des éléments les plus importants de la facture électronique. Elle consiste essentiellement en un paquet de données associé au document émis afin d’identifier le signataire.
3. Le consentement éclairé
Pour les professionnels de la santé, un consentement éclairé doit être signé afin d’éviter les problèmes juridiques liés à l’exécution de certains traitements thérapeutiques. En effet, ce consentement consiste en un document qui corrobore la libre acceptation par le patient d’un diagnostic ou d’un traitement thérapeutique après une compréhension détaillée de sa situation clinique.
4. Le recrutement
Comme indiqué plus haut, la signature électronique a permis aux organisations de disposer des meilleurs professionnels, quelle que soit leur situation géographique. Cela accélère le recrutement du personnel. Cela permet non seulement de réduire les frais de déplacement et de déménagement de la personne intéressée par le poste, mais aussi de mettre en place des équipes professionnelles hautement spécialisées grâce au travail à distance.
5. Louer un appartement
Si vous le souhaitez, vous pouvez louer un bien immobilier depuis n’importe où. Pour ce faire, il suffit de disposer d’une plateforme de location et, par la suite, d’un logiciel de signature électronique. Comme nous l’avons déjà mentionné, ce type de système confère une validité juridique aux procédures, y compris immobilières, telles que l’achat et la location de biens commerciaux ou résidentiels.
6. Signer des pétitions publiques
Lorsque nous signons des pétitions avec des signatures électroniques, nous augmentons la crédibilité du document, principalement parce que chaque partie intéressée ne peut signer qu’une seule fois pour des raisons d’identité.